Бизнесіңіз бөгде біреудің телефонында: жеке мессенджерлердің жасырын құны

Жұма күні менеджер клиентпен жеңілдікті талқылап, шартты жібереді және төлем талаптарын келіседі. Дүйсенбі күні ол жұмыстан кетеді. Оның корпоративтік поштасы ажыратылады, рұқсатнамасы бұғатталады, ноутбугы IT бөліміне қайтарылады. Бірақ келіссөздер оның жеке мессенджерінде қалады. Клиенттің байланыс деректерімен, құжаттармен және басқа еш жерде жоқ уағдаластықтармен бірге. Компания қызметкердің кеңсеге кіру мүмкіндігін жапты. Ал бизнестің бір бөлігіне қолжетімділік оның өзінде қалды.

Барлығы жұмыс істеп тұрғанда байқамай қалу оңай тәуекел осылай көрінеді. Жеке мессенджерлер ыңғайлы, үйреншікті және сөйлесуді бірнеше секундта бастауға мүмкіндік береді. Дәл сондықтан жұмыс ақпараты компания оның сақталуын, таралуын және жойылуын толық басқара алмайтын жерге байқаусызда түсіп қалады.

Бір есептік жазбада отбасылық фотосуреттер, коммерциялық ұсыныстар, жалақы туралы талқылаулар және клиенттердің құжаттары қатар тұрады. Алушыны таңдаудағы қате ішкі файлды, кем дегенде іс жүзінде, бөтен біреудің меншігіне айналдырады. Жоғалған телефон немесе басып алынған аккаунт жұмыс әңгімелеріне жол ашады. Ал бұрынғы қызметкер жұмыстан кеткеннен кейін де хат алмасуға және жүктеп алынған материалдарға қолжетімділікті сақтап қалуы мүмкін.

Ақпарат жылыстауы үшін корпоративтік желіні бұзу міндетті емес. Қажетті құжаттың бір рет оның шегінен шығып кетуі жеткілікті.

Шифрлаудың өзі бұл мәселені шешпейді. Ол хабарламалардың берілуін қорғай алады, бірақ дұрыс емес адамға жіберуді, файлды көшіруді немесе бұрыннан ашық тұрған аккаунтты пайдалануды болдырмайды. Қауіпсіз байланыс арнасы әлі басқарылатын корпоративтік орта дегенді білдірмейді.

Жұмыс тарихы жеке аккаунттарда сақталғанда, бизнес олардың иелеріне тәуелді болады.

• Қызметкермен жанжалдан кейін уағдаластықтарды кім қалпына келтіреді?
• Клиентті жаңа менеджерге қалай беруге болады?
• Ұсыныстың түпкілікті келісілген нұсқасын қайдан табуға болады?
• Аккаунт немесе хат алмасу жойылса, не қажетті адам жауап беруді тоқтатса, не болады?

Жою және қалпына келтіру мүмкіндіктері әр сервисте әртүрлі. Бірақ корпоративтік мұрағат болмаған жағдайда компания маңызды ақпараттың өзіне қолжетімді жалғыз данасынан айырылу қаупіне ұшырайды.

Сонымен қатар жеке аккаунт ондағы барлық жұмыс құжаттарын қызметкердің жеке меншігіне айналдырмайды. Қауіп басқа нәрседе: компанияның заңды құқықтары болуы мүмкін, бірақ ақпаратты тез қайтарып алуға және оның таралуын тоқтатуға техникалық мүмкіндік енді жоқ.

Жауапкершілік те бақылаумен бірге жоғалмайды. Егер хат алмасуда клиенттердің немесе қызметкерлердің дербес деректері өңделсе, ұйым олардың тиісті қорғалуын қамтамасыз етуге және мұны растай алуға тиіс. Тұтынушыларға арналған мессенджерді таңдаудың өзі Қазақстан заңдарының немесе еуропалық GDPR талаптарының автоматты түрде бұзылғанын білдірмейді. Алайда басқарылмайтын көшірмелер, алушылардың белгісіз шеңбері және сақтау ережелерінің болмауы олардың талаптарын сақтауға елеулі кедергі келтіреді. «Қызметкерлер өздері осылай хат алмасқан» деген сөз құпия мәліметтердің неліктен ондаған жеке аккаунтқа түсіп кеткенін түсіндіруді алмастырмайды.

Тәуелділіктің тағы бір деңгейі бар: жеткізушінің инфрақұрылымы мен юрисдикциясы. Microsoft Teams, Zoom немесе Google Workspace сияқты корпоративтік сервистер бизнеске әкімшілендіру құралдарын ұсынады. Бірақ корпоративтік бұлттық өнімнің өзі де деректерді кім бақылайтынын, кімнің техникалық қолжетімділігі бар екенін және провайдерге қандай заңдар қолданылатынын бағалауды талап етеді. Американдық CLOUD Act АҚШ юрисдикциясына жататын провайдерді оның иелігіндегі, билігіндегі немесе бақылауындағы белгілі бір деректерді сақталу орнына қарамастан ұсынуға міндеттеу мүмкіндігін көздейді. Шетелдік органның сұрауының өзі дербес деректерді беру үшін жеткілікті негіз болып табылмайды. Бизнес үшін бұл міндеттемелер мен заңдар арасындағы ықтимал қайшылықты алдын ала түсініп алу қажеттігін білдіреді, ал қолжетімділік шарттарын мұндай сұрау келгеннен кейін ғана анықтау дұрыс емес.

Компанияға корпоративтік мессенджер ең алдымен жұмыс ақпаратына бақылауды қайтару үшін қажет

Басқарылатын коммуникациялық орта корпоративтік есептік жазбалар құруға, құқықтар тағайындауға, жұмыстан кеткен кезде қолжетімділікті қайтарып алуға және жұмыс тарихын белгіленген ережелер бойынша сақтауға мүмкіндік беруі тиіс. Таңдау кезінде журналдау, резервтік көшірме жасау, қалпына келтіру және сыртқы қатысушылардың қолжетімділігі қалай іске асырылғанын тексеру қажет. Өнім атауындағы «корпоративтік» сөзі немесе Telegram не WhatsApp ішіндегі «расталған корпоративтік аккаунт» белгісі мұның ешқайсысына кепілдік бермейді.

Мұндай тәсілдің мысалы: aXtura. Платформа хабарламаларды, қоңырауларды, бейнеконференцияларды, файл алмасуды және ішкі сервистерге қолжетімділікті ұйымның инфрақұрылымында орналастырылатын ортада біріктіреді. Бизнес үшін мұндай архитектураның құндылығы орналастыру мен қолжетімділік шекараларын өз бетінше анықтау мүмкіндігінде.

Алайда меншікті сервер мен өнімнің қазақстандық шығу тегі қорғауды автоматты түрде қамтамасыз етпейді. Нақты конфигурация, шарттар, әкімшілердің жұмысы, жаңартулар, кілттерді басқару және деректермен жұмыс істеу рәсімдері маңызды. Қорғау ақпаратты өңдеудің барлық кезеңінде ұйымның процестеріне енгізілуі тиіс.

Соңында, тіпті дұрыс таңдалған платформа да, егер қызметкерлер жеке чаттарда жұмыс істеуді жалғастырса, пайдасыз болып қалады. Көшу ыңғайлы мобильді қолжетімділікті, сыртқы қатысушылармен түсінікті қарым-қатынасты, оқытуды және жұмыс материалдарын беру ережелерін талап етеді. Чаттар, қоңыраулар, файлдар және ішкі сервистер басқарылмайтын құралдарға үнемі оралмай-ақ жұмысты орындауға көмектесуі тиіс.

Тегін мессенджер бизнеске қымбатқа түсуі мүмкін: жоғалған келіссөздер тарихымен, ашылып қалған мәміле шарттарымен, сәтсіз аяқталған клиентті беру процесімен және ақпарат жылыстауының ауқымын анықтаудың мүмкін еместігімен.

Өз жағдайыңызды қарапайым сұрақпен тексеруге болады: егер негізгі қызметкер ертең кетсе, компанияда оның жұмыс уағдаластықтары қала ма және компания оларға кейінгі қолжетімділікті басқара ала ма?

Егер жауап оның ізгі ниетіне байланысты болса, бизнесіңіздің бір бөлігі қазірдің өзінде сіздің бақылауыңыздан тыс.